Jak zorganizować konferencję?

Skoro postanowiłeś zorganizować konferencję, to zapewne zastanawiasz się, jak w ogóle się do tego zabrać. Jakie kroki należy podjąć, aby zorganizować konferencję? Nie jest tajemnicą, że każde wydarzenie biznesowe wymaga odpowiedniego nakładu pracy i chęci. Tylko w ten sposób realizacja zamierzonego planu będzie możliwa. Zobacz, jak zorganizować konferencję i o czym musisz pamiętać jako jej organizator.

Spis treści

Jak organizować konferencje?

Organizacja konferencji - jak zacząć?

Planowanie konferencji

Określenie tematu konferencji

Cel konferencji

Miejsce konferencji

Sposoby promowania wydarzenia

Gdzie znaleźć uczestników konferencji?

Firma cateringowa

Dziennikarze i media

Informacja w mediach społecznościowych

Strona internetowa konferencji biznesowej

Dotarcie do grup docelowych

Finansowanie konferencji

Skąd pozyskać środki?

Podsumowanie

Jak organizować konferencje?

Jeśli w Twoich obowiązkach służbowych jest nadzorowanie i koordynowanie takich wydarzeń, jak np. konferencja naukowa czy biznesowa, to z pewnością zastanawiasz się, jak zorganizować konferencję. Nie jest tajemnicą, że do organizacji konferencji potrzebny jest określony plan i schemat działania, ale przede wszystkim pomysł i umiejętne koordynowanie zarówno zespołem, jak i wykonywanymi pracami.

Dlatego, aby zorganizować konferencję warto oddać to w ręce osób, które na co dzień profesjonalnie się tym zajmują. Dzięki temu możliwe będzie uzyskanie zamierzonego efektu, a całe wydarzenie będzie mile wspominane. Godne uwagi w organizowaniu konferencji jest doświadczenie branżowe. Sugeruje ono przede wszystkim umiejętności danej osoby w zarządzaniu projektami. Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję cykliczną, konferencję techniczną czy z każdego innego działu - jedno jest pewne - musisz umiejętnie ją na samym początku zaplanować.

Organizacja konferencji - jak zacząć?

Skoro już wiesz, że na ostateczny efekt końcowy składa się wiele godzin ciężkiej pracy poświęconej na organizowanie i skrupulatne planowanie wszystkich elementów konferencji, to warto także zauważyć, że na głowie organizatorów eventów leży przede wszystkim zarządzanie tymi działaniami, ale i równoczesne pozyskiwanie kosztów i nadzorowanie wydarzenia, które już się odbywa.

Dlatego jako organizator konferencji dobrze jest mieć możliwie najbardziej szczegółowy harmonogram z konkretnymi zadaniami do wykonania, spotkaniami i istotnymi elementami związanymi z organizacją - wszystko po to, aby sala konferencyjna i całe wydarzenie były dopracowane do ostatniego elementu.

Planowanie konferencji

Planowanie tego wydarzenia powinno zostać podzielone na kilka ważnych, milowych etapów. Bez nich niemożliwe byłoby uzyskanie zaskakującego efektu końcowego. W planowaniu konferencji przede wszystkim chodzi o to, aby każdy jej element nie został pominięty. Uwzględnienie np. firmy cateringowej, listy potencjalnych mówców, wydatków i kosztów, czy nawet prezentów dla gości z punktu widzenia organizatora jest niesamowicie ważne i przekłada się na zadowolenie uczestników.

Określenie tematu konferencji

Na samym początku warto zastanowić się po co ma odbyć się konferencja, jaki będzie jej cel. Wszystko po to, aby potencjalni uczestnicy mogli rozstrzygnąć, czy warto się na niej pojawić i jakie korzyści mogą pozyskać z tego wydarzenia.

Oprócz tego określenie celu konferencji sprawi, że listy gości będą zawierały tylko osoby zainteresowane określonym tematem. Dlatego warto wziąć pod uwagę tworzenie materiałów promocyjnych, których zadaniem będzie rozpowszechnienie tego wydarzenia.

Cel konferencji

Szczegóły konferencji to informacje, które powinny zawierać przede wszystkim cel tego wydarzenia. Wszystko po to, aby osoby zainteresowane mogły poznać bliżej sens organizacji konferencji oraz potencjalne korzyści z niej płynące. Oprócz tego określenie celu wydarzenia pomoże nie tylko zadowolić uczestników, ale także ułatwi etap znalezienia sponsorów.

Miejsce konferencji

Dobrze jest, aby różne aspekty planowania uwzględniały różne możliwości. Dzięki temu wybór ze wszystkimi kluczowymi szczegółami będzie łatwiejszy. Jeśli zastanawiasz się w jakiej sali konferencyjnej powinno odbyć się wydarzenie, to na pewno musisz wziąć pod uwagę liczbę zaproszonych gości. Zaletą ułożenia sali i jej dokładnego rozplanowania jest to, że będziesz mógł na wczesnych etapach wykluczyć ewentualny problem braku miejsca. Dobrze jest, aby wybierać takie obiekty konferencyjne, które cechują się dobrą akustyką. To z kolei przełoży się na zadowolenie uczestników.

Sposoby promowania wydarzenia

Ważnym elementem całej organizacji jest promowanie wydarzenia. Bez tego punktu na liście do zrobienia niemożliwe byłoby osiągnięcie upragnionego celu. W określonych rodzajach wydarzeń promowanie jest niesamowicie ważne i przekłada się na rozgłos i chęć wzięcia udziału w wydarzeniu. Promowanie konferencji powinno odbywa się o informacje o głównych tematach konferencji. Dzięki temu do umysłu typowego uczestnika dotrze nie tylko informacja o samym wydarzeniu, ale i potencjalnych korzyściach.

Gdzie znaleźć uczestników konferencji?

Zastanawiasz się, gdzie szukać uczestników konferencji? Warto na tym etapie uświadomić sobie, że wyróżniamy dwa typy uczestników - bierni i aktywni. Ci pierwsi są to zazwyczaj osoby, które siedzą na wykładach i słuchają. Z kolei uczestnicy aktywni, są to osoby, które prezentują swoje autorskie prezentacje.

W przypadku uczestników biernych, ich pozyskanie nie należy do najtrudniejszych. Wystarczy zadbać o odpowiednią reklamę, która przyciągnie grupę zainteresowanych uczestników. Głównym punktem kontaktowym z nimi będą właśnie media społecznościowe, strona www konferencji czy np. plakaty w przestrzeni publicznej. Z kolei w przypadku kluczowych mówców ważna jest forma zaproszenia i negocjacje. Aby przyciągnąć uczestników aktywnych musisz im zaoferować coś atrakcyjnego. Warto zdać sobie sprawę, że lista z wszystkimi zaangażowanymi osobami do prezentowania przełoży się na finalne zainteresowanie wydarzeniem ze strony uczestników biernych.

Firma cateringowa

Bardzo często to jak długo potrwa konferencja przekłada się na dodatkowe rzeczy, o które trzeba zadbać. W przypadku większości konferencji przestrzeń konferencyjną wyposaża się w catering. Zazwyczaj są to małe przekąski słodkie i słone oraz kawa, czyli tzw. bufet kawowy. Zdarza się także, że na konferencjach serwowane są obiady. Wtedy jednak należy uwzględnić obecność osób o specjalnych wymaganiach dietetycznych. Z tego powodu dobrze jest już na etapie rejestracji uczestników pytać o formę i rodzaj preferowanej diety. Wszystko po to, aby uniknąć późniejszych niepotrzebnych kosztów.

Dziennikarze i media

Z jednej strony opłaty konferencyjne mogą być wysokie i niekiedy przerażać, mimo to nie warto rezygnować z kluczowych części i elementów, które przełożą się na efekt końcowy. Jako organizator konferencji zaproś dziennikarzy, którzy zadbają o relacje przed wydarzeniem i po nim, co przełoży się na zainteresowanie przestrzeni publicznej. Jeśli program konferencji, temat konferencji oraz sposób jej organizacji będą zadowalające możesz spodziewać się pozytywnej opinii. Dzięki temu w przypadku później nadchodzącej konferencji będziesz mógł spodziewać się milszego i większego odbioru.

Informacja w mediach społecznościowych

Sposób promowania konferencji warto dopasować do narzędzi i form komunikacji, które są charakterystyczne dla grupy docelowej. W tym celu często sięga się do mediów społecznościowych (jeszcze przed rozpoczęciem konferencji). Taki krok wpisuje się na listę istotnych działań organizacyjnych, które przyczynią się do zadowolenia organizatorów i uczestników.

Warto pamiętać, że głównym celem konferencji jest nie tylko edukacja, ale także zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków. Właśnie dlatego formy komunikacji należy dobierać do potrzeb i oczekiwań odbiorców.

Strona internetowa konferencji biznesowej

Niezależnie od tego, jaki typ konferencji organizujesz musisz wiedzieć, że organizacja konferencji powinna zakładać stworzenie profesjonalnej strony internetowej. Dlaczego? Ponieważ to narzędzie będzie jednym z najważniejszych form komunikacji z uczestnikami, ale i bazą wiedzy i źródłem cennych informacji (zarówno merytorycznych, jak i organizacyjnych).

Dotarcie do grup docelowych

Bez odbiorców konferencja nie odbędzie się. Dlatego musisz zadbać o to, aby dotrzeć do jak największej ilości potencjalnych odbiorców, którzy są zainteresowani tematyką, jaką prezentuje konferencja. Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję firmową czy naukową istotne jest, aby lista uczestników była wyczerpana.

Finansowanie konferencji

W zależności od tego, jak duże wydarzenie planujesz, to więcej środków finansowych będziesz potrzebować. Niekiedy własny budżet jest niewystarczający i szuka się pomocy w zewnętrznych źródłach finansowania. W końcu każdemu organizatorowi leży na sercu zabezpieczenie gigantycznego miejsca, w którym ma się odbyć konferencja, czy opłacenie wszystkich podwykonawców. W końcu jeśli chcesz, aby Twoja konferencja konkurowała z innymi, topowymi wydarzeniami na rynku musisz dołożyć wszelkich starań, aby jej przebieg był dopracowany do perfekcji. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby zatroszczyć się o stronę konferencyjną (tj. jej wygląd i zawarte informacje), dobrać odpowiednią firmę cateringową i zaoferować uczestnikom biernym atrakcyjnych mówców i korzyści, jakie będą mogli czerpać z wydarzenia. Jednak jako organizator musisz zdać sobie sprawę z tego, że bez odpowiednich środków finansowych nie będzie to raczej możliwe.

Skąd pozyskać środki?

Zastanawiasz się, skąd pozyskać środki finansowe na organizację takiego wydarzenia? Na samym początku, jeszcze zanim zaczniesz szukać sponsorów, warto zastanowić się nad realną wysokością kosztów i budżetem, który posiadasz. Taki rachunek pozwoli ocenić, ile inwestorów będziesz potrzebować. Warto zdać sobie sprawę, że tematem konferencji możesz zachęcić firmy do pomocy w organizacji konferencji. Nie jest tajemnicą, że zarówno małe, jak i duże korporacje finansują podobne wydarzenia. Dlatego jako organizator konferencji nie powinieneś mieć oporów przed zwróceniem się z propozycją współpracy. Jeśli szukasz zewnętrznych źródeł przychodów musisz zaprezentować swoje wydarzenie jako coś, co pozytywnie wpłynie na potencjalnego sponsora i stworzy mu przestrzeń na dodatkową reklamę i kontakt z nowym, potencjalnym Klientem.

Podsumowanie

Jako organizator konferencji musisz trzymać stale rękę na pulcie. Nadzorowanie dużej ilości spraw jest niemal na porządku dziennym. Ważne jest, aby nic nie zostało pominięte, właśnie dlatego istotne jest, aby zacząć przygotowania odpowiednio wcześniej, i co ważniejsze, dobrze je rozplanować. Jeśli będziesz już mieć konkretny plan działania, prace organizacyjne będą przebiegały sprawniej i efektywniej. Musisz pamiętać, że Twoim celem jest między innymi to, aby konferencja inspirowała uczestników i chętnie powracali oni na stronę wydarzenia i kolejne, cykliczne spotkania.