Jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Organizacja spotkań biznesowych może dawać bardzo wiele korzyści w kontekście dalszej działalności danej firmy. W wielu przypadkach jest więc to czymś, czego warto się podjąć w momencie, gdy zależy Ci na znalezieniu nowych partnerów biznesowych czy też klientów. Nie każdy ma jednak doświadczenie w organizowaniu takich spotkań. Wówczas warto zastanowić się nad tym, o czym trzeba pamiętać, by dla wszystkich uczestników spotkania było ono owocne i bogate w nowe doświadczenia oraz wiedzę.

Spis treści

O czym należy pamiętać przed spotkaniem biznesowym?

Przebieg spotkania biznesowego

Ile trwają spotkania biznesowe?

Spotkanie biznesowe w biurze

Organizacja firmowej konferencji

Zadbanie o atmosferę i poczęstunek

Spotkanie z kontrahentem w restauracji

Konkluzja spotkania

Jak radzić sobie ze stresem?

Dlaczego warto organizować spotkania biznesowe?

Podsumowanie - jak zorganizować spotkanie biznesowe?

O czym należy pamiętać przed spotkaniem biznesowym?

Zanim jeszcze zdecydujesz się, by zorganizować spotkanie biznesowe, musisz pamiętać o kilku istotnych sprawach. Przede wszystkim to w jaki sposób zorganizujesz taki spotkanie jest uzależnione od specyfiki branży, w której działasz. Przygotowując zaproszenia warto zawrzeć w nich podstawowe informacje - gdzie odbędzie się spotkanie oraz o której godzinie. Należy również poinformować swoich gości o celu spotkania i zadbać o to, by już podczas samego wydarzenia zrobić dobre wrażenie.

Przebieg spotkania biznesowego

Temat spotkania zależy głównie od tego, w jakiej branży działasz i co chcesz przedyskutować. W trakcie spotkania biznesowego z reguły omawia się sprawy związane z prowadzeniem firmy, współpracą z konkretnym kontrahentem czy też pytania, które mogą mieć zarówno klienci jak i pracownicy w danej firmie. Najważniejsze punkty warto sobie zaplanować i zapisać, a następnie odnieść się do nich podczas spotkania. Osobą odpowiedzialną za to jest najczęściej lider spotkania.

Ile trwają spotkania biznesowe?

Najlepiej jeśli spotkanie biznesowe będzie trwało około 1-2 godziny. W momencie gdy czas ten będzie się przedłużał, uczestnicy spotkania mogą tracić koncentrację, a nawet mogą być wręcz znużeni. Na spotkaniu biznesowym liczy się przede wszystkim to, by wszelkie przygotowane kwestie omawiać rzeczowo i sprawnie. Rozmowy powinny być konkretne - przygotowane wcześniej materiały znacząco ułatwią sprawę.

Spotkanie biznesowe w biurze

Zdecydowana większość firm organizuje spotkania we własnych biurach. Jest to bardzo dobry sposób na to, by dobrze zaprezentować się jako firma. Wizerunek firmy jest bowiem niezwykle istotnym elementem, który ma wpływ na to czy uda się w pełni wykonać założenia i zadania, szczególnie w momencie gdy na spotkaniu znajdują się również przedstawiciele innych przedsiębiorstw. Tak jak i w przypadku każdego innego miejsca spotkań, punktualność jest kluczowa i jest to coś, czego pod żadnym pozorem nie można bagatelizować.

Organizacja firmowej konferencji

Spotkania biznesowe organizowane na sali konferencyjnej dają wiele możliwości dla firmy. Na spotkaniach biznesowych tego typu bardzo często przygotowuje się dodatkowo szkolenia dla pracowników, na których mogą oni zyskać dodatkowe umiejętności i wiedzę, przydatną w dalszej pracy. Przygotowanie konferencji tego typu pozwala też poprawić relacje między pracownikami, ponieważ zyskują oni wówczas szansę, by się lepiej poznać. Jeśli natomiast na konferencję przyjeżdżają przedstawiciele innych firm, dobrym pomysłem będą imienne plakietki dla wszystkich uczestników. To również będzie element, który będzie miał na celu poprawę relacji i szansę pozyskania nowych klientów biznesowych.

Zadbanie o atmosferę i poczęstunek

Aby atmosfera spotkania była na odpowiednim poziomie, warto zapewnić odpowiedni komfort jej uczestnikom. Drobny poczęstunek - obecność nielimitowanej wody, kawy czy też małych przekąsek z pewnością będzie czymś przydatnym. Zorganizowanie poczęstunku to często nieduży koszt, a niesie to ze sobą wiele plusów. Goście będą mieć wówczas poczucie, że są traktowani tak jak należy i same rozmowy będą dzięki temu przebiegać o wiele sprawniej.

Spotkanie z kontrahentem w restauracji

Restauracja jest kolejnym przykładem miejsca, w którym spotkanie może być jak najbardziej udane. Przykładowo w Warszawie istnieje cała masa miejsc, do których można się wybrać ze swoim kontrahentem, w celu omówienia istotnych spraw. Znaczenie ma tutaj na pewno prestiż danego lokalu. Wybór miejsca ma znaczenie więc dobrze jest to odpowiednio zaplanować. Zaproszenie swojego gościa do dobrej restauracji sprawi, że kwestie biznesowe będą mogły zostać omówione w przyjaźniejszej atmosferze i łatwiej będzie go przekonać do swoich racji.

Konkluzja spotkania

Każde zebranie - zarówno w sytuacji gdy dotyczy ono pracowników jak i wtedy, gdy znajdują się na nim ważni goście z innych firm powinno mieć swoje podsumowanie. Ważne jest to, by było ono spójne i jasne, a wszelkie szczegóły były dobrze omówione. Jest to również dobry moment, aby wyjaśnić wszelkie sprawy jeśli chodzi o informacje dodatkowe, które mogły nie zostać poruszone podczas głównej części spotkania. Każdy kto brał udział w takim wydarzeniu powinien mieć poczucie efektywnie spędzonego czasu, który dał korzyści dla każdej strony.

Jak radzić sobie ze stresem?

W momencie gdy musisz zostać liderem spotkania, a nigdy wcześniej nie miałeś do tego okazji, stres może okazać się poważnym kłopotem. Aby nie doszło do nieprzyjemnych niespodzianek warto mieć wszystko zaplanowane i dopięte na ostatni guzik. Przede wszystkim przygotuj z wyprzedzeniem projektor i upewnij się, że wszystko działa jak należy. Nie może bowiem okazać się, że podczas zebrania sprzęt nagle zawiedzie. Zawsze dobrze jest mieć pod ręką opcję awaryjną, z której można będzie sprawnie skorzystać i poradzić sobie z potencjalną usterką czy też awarią.

Dlaczego warto organizować spotkania biznesowe?

Organizowanie spotkań biznesowych ma wiele korzyści. W pracy pozwala na wspólne ustalenia dotyczącego tego jak dalsza praca ma wyglądać i kto ma się zajmować konkretnymi zadaniami. Nawet codzienne zebrania trwające zaledwie kilkanaście minut są w stanie znacząco zwiększyć wydajność pracy i ustalić terminy realizacji zadań. Ważne jest to, by każde takie spotkanie było wydajne pod względem informacji i niezbyt długie. W przypadku spotkań z klientami czy też partnerami biznesowymi można natomiast łatwiej dojść do wspólnej zgody, dzięki której obie strony mogą czerpać korzyści dla siebie.

Podsumowanie - jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Spotkanie biznesowe daje jego uczestnikom szanse na uzyskanie sporych korzyści w kwestii prowadzenia swojego przedsiębiorstwa. Współpraca pomiędzy dwoma kontrahentami może przynieść wiele korzyści, szczególnie jeśli na zebraniach każdy ze sobą współpracuje i dąży do wspólnego dobra. Organizacja spotkania nie jest może prosta, ale nabierając doświadczenia można z czasem osiągnąć perfekcję. Ta z kolei będzie mieć pozytywny wpływ na to, jak będzie prezentować się dana firma w oczach uczestników danego spotkania.