Ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej?

Jako organizator wydarzenia, eventu czy konferencji musisz pamiętać o kilku aspektach technicznych. Bardzo ważne jest m.in. wynajęcie sali konferencyjnej. Rezerwując salę, dopasuj ją nie tylko do liczby gości, ale także do charakteru wydarzenia. Sprawdź, jak wygląda koszt wynajmu sali konferencyjnej oraz o czym musisz pamiętać, decydując się na organizację takiego wydarzenia.

Spis treści

Eventy biznesowe - jak je zorganizować?

Jak zaplanować konferencję?

Jak wybrać salę konferencyjną?

Jak wynająć salę konferencyjną?

Ile kosztuje wynajęcie sali konferencyjnej?

Ceny wynajmu

Lokalizacja sali konferencyjnej

Podsumowanie - wynajem sali konferencyjnej

Eventy biznesowe - jak je zorganizować?

Planujesz zorganizować jakieś wydarzenie? Na samym początku warto zorientować się, jaka sala konferencyjna będzie Ci potrzebna. Od czego będzie to zależeć? Przede wszystkim od:

  • ilości uczestników,
  • dodatkowych usług (jak np. catering),
  • lokalizacji (czy obiekt będzie blisko centrum czy nie).

Istotna może być także wielkość sali oraz fakt, czy to Ty będziesz oferował uczestnikom nocleg i ewentualnie dojazd do hotelu oraz czy wejdzie to w skład opłaty.

Jak zaplanować konferencję?

Zatem o czym musisz pamiętać planując konferencję? Przede wszystkim istotnym elementem jest lista gości. Musisz także pamiętać o tym, aby przekazać uczestnikom adres miejsca.

Sala konferencyjna, na którą się decydujesz musi także spełniać pewne wymagania, np. nagłośnienie.

Dobrą praktyką jest specjalna oferta dla uczestników. Czyli np. skorzystania ze SPA lub dodatkowe rabaty dla stałych uczestników.

Jak wybrać salę konferencyjną?

Zastanawiasz się jaka sala konferencyjna będzie najlepsza dla organizacji Twojego wydarzenia? Zastanawiasz się, jakie sale będą adekwatne? A może bierzesz pod uwagę wynajęcie hotelu? Wszystkie te miejsca z założenia będą dobrym rozwiązaniem. Musisz jednak pamiętać o tym, aby dla uczestników konferencji został wydzielony obszar, w którym nie będzie niepotrzebnych dystraktorów. Dlatego dobrze wybierać hotele i sale, które posiadają część konferencyjną.

Jak wynająć salę konferencyjną?

Już wybrałeś rozwiązanie idealne dla Twojego wydarzenia? Teraz zastanawiasz się, jak rozpocząć procedurę wynajmu sali? Planując wydarzenie musisz bezpośrednio skontaktować się z miejscem, w którym planujesz organizację.

Z pewnością będziesz musiał wypełnić dane i określić m.in.: liczbę osób, zaznaczyć odpowiednią sale. Jeśli planujesz konferencję z dała od centrum, warto wziąć pod uwagę nocleg, z którego mogliby skorzystać uczestnicy, czyli wynająć pokoje. Bardzo często takie rozwiązanie jest praktykowane w hotelach.

Ile kosztuje wynajęcie sali konferencyjnej?

Ważnym tematem jest cena wynajmu sali konferencyjnej. Przed zaplanowaniem konferencji konieczne jest sprawdzenie ile będzie kosztować rezerwacja hotelu, sali czy innego ośrodka, w którym planujesz szkolenie.

Cennik za takie usługi może różnic się w zależności od renomy obiektu, jego adresu i lokalizacji, ale także udogodnień, na które się zdecydujesz finalnie. Warto wziąć pod uwagę ten fakt w momencie planowania wydarzenia. Dlaczego? Ponieważ dodatkowe koszty będą bezpośrednio wpływały na cenę jaką będą musieli zapłacić uczestnicy organizowanego przez Ciebie wydarzenia .

Ceny wynajmu

Ceny wynajmu sali konferencyjnej różnią się między sobą. Ostateczny cennik zależy od wielu czynników. Cena może zależeć na przykład od wielkości sali, którą wybierzesz. Musisz założyć, że im będzie ona większa, tym więcej będziesz musiał zapłacić.

Choć krzesła i artykuły biurowe powinny być wyposażeniem sali dedykowanej na szkolenie i eventy, to może się okazać, że zobowiązany będziesz dodatkowo zapłacić za cześć asortymentu.

Lokalizacja sali konferencyjnej

Przy wyborze hotelu lub sali pod konferencję niesamowicie ważne jest wcześniejsze określenie lokalizacji. Pośrednio od tego może zależeć, czy uczestnicy zdecydują się na udział w wydarzeniu. Dobrze wybierać takie lokalizacje, w których dojazd nie będzie problemem.

Jeśli kontakt z hotelem w centrum miasta nie jest możliwy i decydujesz się na miejsce oddalone nieco od centrum warto wziąć pod uwagę kwestie możliwości (i ewentualnych trudności) dojazdu na miejsce.

Podsumowanie - wynajem sali konferencyjnej

Organizacja konferencji lub jakiegoś innego wydarzenia to przedsięwzięcie, do którego należy się dobrze przygotować. Jeśli chcesz zapewnić swoim uczestnikom jak najlepsze warunki, kluczowe jest wcześniejsze, skrupulatne zaplanowanie wydarzenia.

Dodatkowe uzupełnienia oferty, jak np. SPA, ciekawe aktywności lub indywidualne szkolenia pozytywnie wpłyną na wizerunek organizatora. Jednak musisz zdać sobie sprawę z tego, że takie rozwiązania podniosą ostateczną cenę wynajmu sali i organizacji całego wydarzenia. Organizując wydarzenie, musisz zadbać o to, aby miejsce, które wybierzesz było odpowiednio dostosowane do charakteru wydarzenia. To oznacza, że warto wcześniej skrupulatnie omówić warunki wynajmu sali i organizacji wydarzenia w tym konkretnym miejscu.