Jak zorganizować bankiet?

SPIS TREŚCI:

• Czym się różni bankiet od przyjęcia?
• Z jakiej okazji organizuje się bankiety firmowe?
• Jakie są rodzaje bankietów i czym się charakteryzują?
• Jak zorganizować bankiet krok po kroku?
• Co się robi na bankiecie? Atrakcje dla uczestników
• Co podać na bankiecie? Wybór menu i cateringu
• Jak wynająć salę bankietową i na co zwracać uwagę?
• Gdzie zorganizować bankiet firmowy? Góry Beskidy to lokalizacja idealna!
• FAQ – najczęściej zadawane pytania o organizację bankietów firmowych

Czym się różni bankiet od przyjęcia?

Bankiet to forma reprezentacyjnego spotkania, które wyróżnia się konkretną strukturą organizacyjną i określonymi regułami etykiety. Najważniejsza różnica między bankietem a imprezą firmową leży w specyfice przebiegu uroczystości i celach wydarzenia.

Zwykłe przyjęcie jest zazwyczaj organizowane w luźniejszej atmosferze, gdzie goście mogą swobodnie się przemieszczać, podchodzić do bufetu i ze sobą rozmawiać. Bankiet firmowy natomiast ma wyraźnie wyodrębnione etapy:

• powitanie gości z welcome drinkiem, 
• część oficjalną z przemówieniami,
• kolację serwowaną w określonych godzinach oraz część rozrywkową. 

Organizacja eleganckiego bankietu wymaga więc skrupulatnie opracowanego planu przebiegu wydarzenia. Takie zasady zwykle nie obowiązują podczas firmowej imprezy integracyjnej, na której nie ma sztywno wyznaczonych ram czasowych na poszczególne elementy przyjęcia.

Z jakiej okazji organizuje się bankiety firmowe?

Organizacja bankietu dla firmy może być uzasadniona wieloma okolicznościami:

• Jubileusze firmy – 10, 25 czy 50 lat działalności to kamienie milowe, które zasługują na wyjątkową celebrację. Bankiet podkreśla rangę osiągnięcia i pozwala zaprezentować historię firmy gościom zewnętrznym.
• Zakończenie dużego projektu – gdy wielomiesięczny projekt dobiega końca, bankiet jest świetnym sposobem na podziękowanie zespołowi i klientom oraz wspólne świętowanie sukcesu.
• Fuzje i przejęcia – połączenie dwóch firm to idealna okazja, by zespoły poznały się w mniej formalnej atmosferze niż sala konferencyjna.
• Gale z wręczeniem nagród – wyróżnienia i prezenty dla najlepszych pracowników, partnerów roku czy osiągnięć w sprzedaży.
• Wigilie i bankiety świąteczne – tradycyjne spotkanie na zakończenie roku. Miej na uwadze to, że grudniowe terminy na imprezy świąteczne rezerwuje się już w sierpniu lub wrześniu, więc warto planować z wyprzedzeniem.
• Eventy dla klientów VIP – ekskluzywne spotkanie z najważniejszymi klientami, podczas którego możesz zaprezentować nową kolekcję, strategię lub po prostu budować relacje.

Przeczytaj też: Jak zorganizować wigilię firmową w górach?

Jakie są rodzaje bankietów i czym się charakteryzują?

Przyjęcia można urządzić i zorganizować w rożnej formie. Popularne są bankietu w formie stojącej, jednak coraz częściej wybiera się bufety zasiadane. W takich sytuacjach cześć oficjalną odbywa się na stojąca, a reszta wydarzeń najczęściej na siedząco.

Bankiet angielski

Bankiet angielski, nazywany także przyjęciem bufetowym, to jedna z najbardziej praktycznych i najmniej skomplikowanych form bankietu. Stoły z przekąskami i napojami ustawia się w jednej części sali lub na świeżym powietrzu, a goście sami podchodzą i częstują się potrawami. Całe spotkanie odbywa się w pozycji stojącej bez przypisanych miejsc siedzących. Menu bankietowe się głównie na zimnych przekąskach, kanapkach, drobnych ciepłych przystawkach oraz deserach w formie finger food.

O czym pamiętać, organizując bankiet angielski?

• Czas trwania – maksymalnie 3 godziny
• Forma – wyłącznie na stojąco
• Menu – zimne przekąski, kanapki, finger food, czasem drobne ciepłe przystawki
• Dress code – zazwyczaj wieczorowy, elegancki
• Zalety – sprzyja swobodnej integracji i nawiązywaniu kontaktów, nie wymaga dużej sali ani wielu krzeseł

Bankiet nie wymaga dużej sali z pełnym ustawieniem stołów i krzeseł. Obsługa kelnerska ogranicza się do uzupełniania bufetów i dbania o ciągłość podawania napojów. Goście mogą swobodnie się przemieszczać, zmieniać rozmówców i nawiązywać nowe kontakty, co sprawia, że ta formuła idealnie sprawdza się podczas wydarzeń networkingowych.

Bankiet amerykański

Najczęściej jednak spotykaną formą bankietów są bankiety amerykańskie. Jak one wyglądają? Jest to połączenie tzw. bankietów angielskich (stojących) z bankietami zasiadanymi. Wtedy goście mają możliwość zarówno skorzystania z wcześniej przygotowanych miejsc przy stołach, jak i z formy bufetu. Stoły najczęściej ustawiane są w formie okrągłej, w podkowę albo w rzędach, w zależności od charakteru sali i wydarzenia.

• Czas trwania – 3–4 godziny
• Forma – goście siedzą przy stołach, ale podchodzą do bufetu
• Menu – zimne i ciepłe dania na bufecie + serwis napojów
• Stoły – najczęściej okrągłe lub w układzie podkowy
• Zalety – łatwiejsza integracja niż przy bankiecie zasiadanym; goście sami wybierają, co chcą jeść; większa elastyczność w organizacji.

Takie rozwiązanie doskonale sprawdza się w przypadku, gdy chcesz połączyć elegancki charakter wydarzenia z luźniejszą atmosferą. Bankiet amerykański daje gościom więcej swobody, co sprzyja nawiązywaniu relacji i integracji. Taka forma bankietu bardzo często wzbogacona jest o dodatkowe atrakcje dla uczestników wydarzenia, takie jak oprawa muzyczna z Dj-em czy zabawy na parkiecie.

Bankiet zasiadany

Zatem czym jest bankiet zasiadany? To najbardziej formalny i prestiżowy wariant, podczas którego goście zajmują przypisane miejsca przy elegancko nakrytych stołach. Stoły często ustawione są w kształt podkowy, litery T lub E, co ułatwia kontakt wzrokowy między uczestnikami. Kelnerzy serwują kolejne dania bezpośrednio na talerze gości według ustalonego menu.

Organizacja takiego bankietu wymaga szczegółowego planowania. Musisz przygotować dokładną listę gości, opracować plan usadzenia z uwzględnieniem hierarchii i relacji między osobami, wybrać wielodaniowe menu oraz zaangażować profesjonalną obsługę kelnerską. 

Czym wyróżnia się bankiet zasiadany?

• Czas trwania – 4 –6 godzin (wesela nawet do późnej nocy)
• Forma – goście siedzą przy stołach, obsługa kelnerska serwuje dania
• Menu – wielodaniowe, np. przystawka, zupa, danie główne, deser
• Obsługa – profesjonalna, 1 kelner na 12–15 osób
• Układ stołów – podkowa, litera T lub E, niska dekoracja kwiatowa
• Zalety – sprzyja rozmowom przy stole i podniosłej atmosferze, najbardziej elegancka i prestiżowa forma wydarzenia

Bankiet zasiadany sprawdza się np. podczas jubileuszy, gal z wręczeniem nagród, bankietów z udziałem VIP-ów czy ważnych negocjacji biznesowych. Nie jest to jednak forma na zwykłą integrację pracowników firmy, gdyż organizacja bankietu zasiadanego wymaga odpowiedniej okazji. 

Jak zorganizować bankiet krok po kroku?

W każdej firmie chociaż raz odbyła się impreza firmowa. To doskonała okazja do poznania współpracowników i zadomowienia się w firmie. Jednak aby bankiety spełniały swoje przeznaczenie warto zadbać o prawidłową organizację. Jak zorganizować bankiet firmowy? Plan działania można podzielić na 4 etapy:

1. Określ cel i charakter wydarzenia – zanim zaczniesz planować, zastanów się, jaki jest główny cel bankietu. Czy ma to być formalne spotkanie z kontrahentami, czy bardziej swobodne świętowanie z zespołem? Od tej decyzji zależy wszystko – od wyboru lokalizacji, przez menu, aż po dress code bankietu firmowego.

2. Ustal budżet i harmonogram – uwzględnij koszty wynajmu sali, cateringu, dekoracji, nagłośnienia, oprawy muzycznej, zaproszeń, transportu, noclegów, obsługi fotograficznej i koordynatora wydarzenia. Zostaw 10–15% rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Harmonogram powinien obejmować wszystkie etapy przygotowań – od rezerwacji miejsca po dzień bankietu.

3. Wybierz lokalizację – decydując się na organizację bankietu w Małopolsce możesz postawić na elegancką restaurację (idealną dla mniejszych grup), salę konferencyjną z elastycznym układem stołów lub hotel z pełną obsługą i noclegami. Doskonałym przykładem jest nasz kompleks konferencyjno-eventowy Serce Beskidu w Słopnicach, gdzie znajdziesz nowoczesne sale na bankiety firmowe, komfortowe pokoje i malownicze otoczenie Beskidu Wyspowego. Bliskość Myślenic, Krakowa, Nowego Sącza i Limanowej zapewnia łatwy dojazd dla uczestników z Małopolski oraz sąsiednich regionów Podkarpacia i Śląska.

4. Przygotuj listę gości – zastanów się, kogo zapraszasz: tylko pracowników, kontrahentów, partnerów biznesowych, a może rodziny? Lista gości wpływa na charakter wydarzenia i plan usadzenia. Zaproszenia wyślij z 4–6-tygodniowym wyprzedzeniem, prosząc o potwierdzenie obecności.

Co się robi na bankiecie? Atrakcje dla uczestników

Bankiet to nie tylko wspólne biesiadowanie. Dobrze zaplanowany program sprawia, że goście nie siedzą w milczeniu, ale aktywnie uczestniczą w wydarzeniu. 

• Prezentacje multimedialne – film podsumowujący rok, slajdy z osiągnięciami czy montaż zdjęć z projektów. 
• Występy artystyczne – delikatny jazz podczas kolacji, a po niej bardziej energiczny zespół lub DJ. Możesz też dodać efektowne pokazy, np. barmanów, iluzjonistów czy tancerzy, ale dobieraj je do charakteru firmy.
• Atrakcje interaktywne – fotobudka z rekwizytami, ścianka z logo do zdjęć czy stacja personalizacji gadżetów.

Nie przesadzaj z atrakcjami. Zostaw 40–50% czasu na swobodne rozmowy. Goście przychodzą na bankiet nie tylko po to, by oglądać show, ale przede wszystkim, by porozmawiać i nawiązać relacje.

Co podać na bankiecie? Wybór menu i cateringu

Pierwsze pytanie, jakie powinieneś zadać, brzmi: czy obiekt ma własną kuchnię, czy korzysta z usług zewnętrznego cateringu? Własna kuchnia to zazwyczaj gwarancja świeżości – potrawy przygotowywane są tuż przed podaniem, bez konieczności transportu, który zawsze odbija się na temperaturze i wyglądzie dań.

Zapytaj o możliwość degustacji menu przed podjęciem decyzji. Profesjonalne obiekty oferują taką opcję – czasem bezpłatnie, czasem za symboliczną opłatą. To najlepszy sposób, by ocenić jakość kuchni i sprawdzić, czy smaki odpowiadają Twoim oczekiwaniom. Podczas degustacji zwróć uwagę nie tylko na smak, ale też na prezentację, temperaturę podania i wielkość porcji.

Sprawdź, jak elastyczne jest komponowanie menu. Czy możesz wybrać dania z szerokiej karty czy dostępne są tylko gotowe pakiety bez możliwości modyfikacji? Czy szef kuchni uwzględni diety specjalne – wegetariańską, wegańską, bezglutenową, dla alergików? Dopytaj również o obsługę kelnerską: czy to stali pracownicy obiektu, czy wynajęta firma zewnętrzna? Ilu kelnerów przypada na określoną liczbę gości? Standardem przy bankiecie zasiadanym jest jeden kelner na 12–15 osób.

Jak wynająć salę bankietową i na co zwracać uwagę?

Zanim zaczniesz szukać idealnej sali bankietowej na event firmowy, przygotuj listę kryteriów, które pozwolą Ci obiektywnie ocenić każdą propozycję.

Dostępność i dojazd do sali bankietowej

Lokalizacja powinna być łatwo dostępna dla większości uczestników – w przeciwnym razie ryzykujesz spóźnienia albo niską frekwencję. Jeśli zapraszasz pracowników z jednego miasta, wybierz miejsce oddalone maksymalnie o 90 minut jazdy od siedziby firmy. Gdy goście przyjeżdżają z różnych regionów, postaw na lokalizację centralną lub dobrze skomunikowaną z głównymi drogami i węzłami transportowymi.

Sprawdź dostępność parkingu – ile jest miejsc, czy parking jest monitorowany i bezpieczny, czy da się bez problemu podstawić autokar. Jeśli część gości planuje nocleg, zapytaj o możliwość zorganizowania transportu zbiorowego albo o odległość do pobliskich hoteli. Zimą zwróć uwagę na odśnieżanie dojazdu i parkingu – eleganccy goście nie będą zachwyceni brodzeniem w zaspach. Droga powinna być przejezdna bez konieczności zakładania łańcuchów.

Powierzchnia i pojemność sali na bankiet

Przestrzeń musi odpowiadać liczbie uczestników i formule wydarzenia. Przy bankiecie zasiadanym przyjmij około 1,5–2 m² na osobę, przy bankiecie amerykańskim 1,2–1,8 m², a przy angielskim w formule stojącej wystarczy 0,8–1 m² na gościa. Dodaj miejsce na stoły bufetowe, scenę, strefę dla DJ-a, fotobudkę czy inne atrakcje. Zapytaj też o możliwość elastycznej aranżacji. Czy możesz wybrać ustawienie stołów – w rzędach, w podkowę, okrągłe stoliki? Czy da się podzielić dużą przestrzeń na mniejsze strefy przesuwanymi ściankami?

Wyposażenie techniczne sali bankietowej

Profesjonalna sala bankietowa powinna mieć dobre nagłośnienie i co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe – dla prowadzącego i dla gości. Projektor z dużym ekranem lub telewizorem przyda się do prezentacji czy filmów podsumowujących rok.

Szybki internet Wi-Fi to dziś standard. Sprawdź, czy łącze obsłuży kilkadziesiąt osób jednocześnie. Jeśli planujesz prezentacje multimedialne, dopytaj o jakość sprzętu – jasność projektora, wielkość ekranu, obsługę techniczną. Upewnij się też, że sala ma sprawną klimatyzację latem i ogrzewanie zimą.

Zwróć uwagę na światło – naturalne i sztuczne. Duże okna to plus przy spotkaniach popołudniowych, ale wieczorem ważna jest możliwość regulacji oświetlenia. Zapytaj też o dekoracje. Czy możesz wprowadzić własne elementy – banery, balony, oświetlenie LED?

Gdzie zorganizować bankiet firmowy? Góry Beskidy to lokalizacja idealna!

Wiesz już, jak zorganizować bankiet i co musisz zaplanować z wyprzedzeniem. A jeśli szukasz eleganckiego miejsca na organizację bankietu firmowego w Małopolsce, warto postawić na miejsce, które łączy zalety eleganckiej restauracji, komfortowego hotelu i profesjonalnego centrum konferencyjnego w jednej przestrzeni. Serce Beskidu w Beskidzie Wyspowym to właśnie taka propozycja, w której znajdziesz:

• Nowoczesną salę jadalno-bankietową z dużymi przeszkleniami, która pomieści do stu osób w różnych układach. Sala wyposażona jest w profesjonalny sprzęt multimedialny: projektor, duży ekran, mikrofony oraz szybkie Wi-Fi bez limitu.
• Spersonalizowaną ofertę gastronomiczną z własną kuchnią bez konieczności zamawiania zewnętrznego cateringu. Szef kuchni przygotowuje menu dopasowane do charakteru wydarzenia – od eleganckich kolacji po luźniejsze bufety. Uwzględnia też diety specjalne i alergie, a wszystkie potrawy są komponowane z lokalnych, świeżych produktów sezonowych.
• Noclegi na miejscu. Obiekt oferuje 20 miejsc w części hotelowej oraz dwa klimatyczne, drewniane domki dla siedmiu osób każdy. Domki są dwupoziomowe, z kuchnią, salonem, tarasem i dwiema sypialniami – idealne dla zarządu lub VIP-ów.
• Monitorowany parking, który pomieści około 100 pojazdów, w tym autokary. Droga dojazdowa jest utrzymywana przez cały rok, zimą regularnie odśnieżana.

Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy i poznaj ofertę kompleksowej obsługi wydarzeń biznesowych w hotelu Serce Beskidu! Pomożemy Ci stworzyć niezapomniane wydarzenie, które pozytywnie wpłynie na wizerunek Twojej firmy i zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o organizację bankietów firmowych